Le flux de papier :
En entreprise, nous sommes amené à utiliser du papier, beaucoup de papier. Mais à cause de cela, nous nous retrouvons avec beaucoup de feuilles qu’on a du mal à ranger ou même à identifier le contenu.
Pour gérer cela, nous vous conseillons tout d’abord d’essayer d’identifier les types de documents qui traînent dans votre lieu de travail (factures, correspondance, coordonnées, etc). Ensuite vous procéderez à la division de vos document en plusieurs catégories. Ceci est la première étape dans la mise en place d’un système de réorganisation.
Gestion du temps :
Pour organiser son temps, nous optons pour des méthodes traditionnelles ( comme des listes manuscrites ou des mémos), alors qu’il existe des logiciels beaucoup plus simples et pratiques. Des logiciels de plus en plus appréciés pour intégrer l’option d’envois d’e-mail, la gestion de contacts, un calendrier …
En utilisant les méthodes traditionnelles, nous nous retrouvons avec un environnement de travail encombré de feuilles, de post-it, de listes manuscrites… Pour gérer ce problème il faudrait suivre les instructions suivantes :
Commencez par faire le tri, rassembler les éléments similaires ensemble. Par exemple rassembler tous les post-it qui vous gênent, et noter toutes les informations qu’ils contiennent sur un seule feuille de papier (ou sur un document numérique afin d’éviter l’utilisation de support papier).
Continuez votre trie en triant tout autres documents sur votre bureau en catégories telles que les factures, les services bancaires, les informations comptables, fiscales, etc.
Petite astuce : établir un dossier pour les documents URGENTS, et ne pas hésiter à jeter les papiers qui sont manifestement inutiles (comme par exemple les enveloppes vides)
- Une fois les piles triées il faudrait les classer.
- Comment savoir quels documents jeter et lesquels garder ?
Facteurs à considérer : Une information financière ou fiscales ( déclarations et éléments financiers qui pourraient être exigées, doivent être conservés pendant cinq sept ans, tout document plus ancien peut être éliminé)
- Plusieurs personnes travaillant en entreprise imprimes des informations disponibles sur internet (page de site web, de blog) qui pourraient leur servir. Pourquoi imprimer si l’information est
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usceptible d’être disponible sur un site WEB ? Évitez d’imprimer et de vous retrouver avec un grand nombre de support papier que vous n’arriverez pas à gérer par la suite. Privilégiez l’enregistrement des informations sous forme de fichiers texte (que l’on pourrait conserver sur notre ordinateur). Quelques kilo-octets stockés sur un disque dur prend beaucoup moins d’espace qu’un dossier bourré avec des impressions papier.
Catégoriser :
Une fois que vous avez trié une collection de documents et purgé ce que vous avez jugés inutiles, il faudrait vous mettre au classement de vos piles de documents. Prenez les catégories de documents que vous avez créé et divisez les en sous-catégories. Par exemple, pour la catégorie « finances » vous pouvez créer une sous-catégorie « impôts », « stocks », ou encore « relevés bancaires ». Assurez-vous que tous les fichiers sont clairement étiquetés.
Maintien :
Après ce rangement le plus important est de pouvoir maintenir tout ce qu’on a pu réaliser. Pour cela le plus simple est de respecter toutes les catégories que vous avez mis en place et ne plus revenir à vos ancienne habitudes.
En ce qui concerne l’organisation de votre ordinateur, suivez les mêmes étapes, c’est à dire la création de catégories et sous-catégories que vous tacherez de maintenir.
Voilà un concept efficace pour rester organisé dans votre bureau. Le but est de garder les documents que vous utilisez au quotidien sur votre bureau et donc près de vous et le reste bien rangé et près à être utilisé.
